为了更好的完成学校相关工作，学生处已将近几年各二级学院、各部门相关档案搜集、归类、存档，并详细记录在案。

同时为方便各二级学院、各部门查阅并保证档案管理规范化，避免文件资料的流失，经学生处研究决定，对本处室所有档案资料的使用做如下规定：

1、查阅档案，须由所在二级学院、部门出具证明；

2、查阅档案，仅在学生处处室内使用，严禁携档外出；

3、如有特殊情况，确需将档案带出学生处处室者，须按以下步骤执行：

⑴凭所在处（二级学院）室处长及其以上行政职务人员开具相关证明（附：证明上需写明带出档案人员姓名、档案用途、借走及归还日期）；

⑵凭上述证明经我处审议、批准，处长签章后方可取走档案，但必须如期归还；

⑶档案在借出过程中，如有遗失、损坏等情况，需及时、如实向我处汇报；

⑷如逾期未还，应在原归还时限之前，向我处写延期使用申请，经我处审批后，方可延期；否则，必须按期归还。

4、上述所有证明、证件需留我处存档、备案。

5、本规定自发布之日起执行，其他未尽事宜后补。

                         河北外国语学院学生处   

                 二○一二年九月三日